Reunião produtiva

Enquanto empreendedores, gastronômicos ou não, nós passamos boa tarde dos nossos dias em reuniões. O problema é que muitas delas não ineficientes e, na prática, não resolvem NADA!

Fala a verdade: em quantas reuniões você saiu pensando que perdeu tempo? Pois é…mas isso agora mudou! Eu vou te ensinar, através do método do meu #BIC Gino Wickman como ter uma reunião nota 10!

O fator chave

Antes de eu destrinchar como se faz uma boa reunião, vou já entregar de mão beijada para você qual é o principal ingrediente desta receita: consistência. É preciso que você defina um dia e um horário e seja diligente com a rotina.

Todas as pessoas envolvidas na reunião precisam estar comprometidas, preparadas e serem pontuais. Por exemplo, na minha empresa de gestão de centros de eventos, a reunião do comitê é toda terça-feira às 10 h. Então, 5 minutos antes, todos já estão entrando na minha sala. Isso é pontualidade. Se você chegar 10 h, você está quase atrasado. Faça chuva, faça sol, todos se organizam porque é um compromisso.

A estrutura

Uma reunião que se preze precisa ter uma estrutura. A imagem está um pouco pequena acima, mas te convido a salvá-la ou abrir em outra aba que dá pra ler bem. Essa é a estrutura que eu uso nos meus negócios para fazer todas as reuniões. Ela duram 1 h e 30 minutos, nada mais nada menos, e têm recorrência semanal.

Transição (Good news): nestes primeiros 5 minutinhos, todos nós vamos contando boas notícias, da empresa ou pessoais, para sintonizar todos na nossa reunião. Isso garante que, na próxima fase, todos estejam focados.

Scorecard: é a hora de ver os números. Mas quando eu digo ver, é ver mesmo. Não é pra discutir ou ficar enrolando. Se algo precisa ser discutido sobre os indicadores, basta colocar o assunto no IDS.

Revisão das Rocks do trimestre: as Rocks são as metas trimestrais que cada pessoa precisa bater. Definem-se de 3 a 7, normalmente 5, objetivos e essa pessoa olha isso semanalmente para não esquecer do seu foco.

Notícias sobre clientes e funcionários: neste momento cada setor conta o que aconteceu na sua semana, rapidamente, e todos ficam sabendo, por cima, o que acontece no negócio. Só falar o relevante, para não perder tempo.

To do List: aqui ficam alocados os afazeres semanais que cada participante precisa cumprir até a próxima reunião. Se ele cumpriu, pode apagar. Se não, ele será cobrado e deve resolver até a próxima reunião.

IDS: é o coração da reunião, tanto é que são designados 60 minutos para esta parte. Identificar, discutir e solucionar. É agora que as pessoas se organizam para resolver os problemas do negócio. Sugere-se que cada um posicione-se apenas uma vez e, com todas as opiniões da mesa, tome-se uma decisão. Quando a decisão sai da reunião, seja ela unânime ou não, ela passa a ser a decisão do todo. Isso é o espírito de equipe à frente dos interesses pessoais de cada um.

Conclusão: 5 minutinhos para fechar a reunião. Relemos todos os to dos, para que todos fiquem cientes do que comprometeram a fazer. Depois, decidimos se algo precisam ser noticiado ao negócio e, por fim, damos uma nota para a reunião.

Te convido a utilizar este modelo de reunião no seu negócio e me contar como foi a sua experiência. No começo é difícil de acostumar, mas, depois, faz todo o sentido do mundo e você não vai viver sem isso. Para mais métodos práticos e cursos, conheça os meus materiais. Clique AQUI e veja qual o melhor para você e seu negócio.

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